13.10.2023

НДФЛ и компенсации дистанционным работникам

Дистанционный работник и работодатель могут договориться о том, что трудящийся использует оборудование, ПО, офисную технику, антивирус и другие ресурсы работодателя (ст. 312.6 ТК, письмо Минтруда от 05.12.2022 № 14-2/ООГ-7551). Также дистанционщик может работать на своем или арендованном оборудовании. Тогда работодатель обязан выплачивать ему компенсацию — на определенных условиях.

Как правило, это амортизация ПК, ноутбука, оргтехники, в том числе роутеров, модемов, а также расходы на:

их настройку и ремонт;
интернет, сотовую связь, электричество;
канцтовары и расходники, например бумагу;
необходимое ПО — прежде всего антивирус.

Перечень не закрыт, стороны могут договориться о том, чтобы компенсировать трудящимся другие траты. Главное, чтобы они непосредственно были связаны с трудовой функцией.

Важно согласие работодателя на использование работником своего или арендованного инструмента и оборудования, а также конкретные условия – размер, порядок, сроки. Эти условия прописываются в:

трудовом договоре изначально;
дополнительном соглашении впоследствии;
в локальном нормативном акте (ЛНА), например, положении о дистанционной работе;
коллективном договоре

Последние два пункта предпочтительнее, если удаленный труд стал нормой.

Трудовой кодекс не нормирует компенсации, то есть размер можно установить любой, который устраивает обе стороны. Однако размер имеет значение для целей налогообложения.

Компенсация дистанционщикам не облагается НДФЛ, не включается в объект для начисления страховых взносов, но может быть включена в «прибыльные» расходы (см. разъяснения Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263, от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895, от 29.10.2020 № 03-04-06/94269).
Для этого необходимо, чтобы размер возмещения был:

экономически обоснованным, соответствовал нормальным, обычным затратам при использовании оборудования, ПО, услуг связи и т.п.;

закреплен документально (см. выше);

документально подтвержден.

Если сотрудник работает частично удаленно, частично в офисе, то закрепите конкретные «присутственные» дни. Скажем, вторник и пятница — в офисе, понедельник, среда, четверг — дистанционно. И размер компенсации определяйте пропорционально дням удаленной работы.

Начиная с 31 августа 2023 года для учета компенсации в «прибыльных» расходах нет необходимости подтверждать расходы, поскольку утвержден норматив — 35 руб. в рабочий день (подп. 11.1. п. 1 ст. 264 НК в ред. от 31.07.2023 № 389-ФЗ).

При этом этот норматив «включается», если ЛНА, коллективный договор, трудовой договор, дополнительное соглашение предусматривают компенсацию в фиксированном размере. Если такие положения отсутствуют в вышеуказанных актах, то возмещение осуществляется в размерах документально подтвержденных фактических расходов. Желаете учитывать из расчета 35 руб. в рабочий день — внесите условие о компенсации в фиксированном размере в соответствующие документы.

С 1 января 2024 года «включится» такой же 35-рублевый норматив для целей НДФЛ и страховых взносов.

Будет два варианта учета компенсации:

если нет документального подтверждения фактических расходов — по нормативу;
если есть документальное подтверждение – полное освобождение от НДФЛ и страховых взносов суммы компенсации.

С 31 августа 2023 года по 1 января 2024 года работодатель, у которого документально закреплено правило о фиксированной компенсации, в целях налога на прибыль применяет норматив, в целях же НДФЛ и взносов разумно исходить из того, что лишь при наличии документов, подтверждающих 100% фактических расходов, компенсация не облагается налогом и не учитывается в целях страховых взносов. Подозреваем, что иной подход вызовет споры с налоговиками.

Трудовой и Налоговый кодексы не содержат конкретного перечня оправдательных документов.

В подтверждение права собственности работник может представить копии чеков ККТ, товарных чеков, в которых указана фамилия плательщика-дистанционщика, счета на оплату интернета, электроэнергии, подписки на антивирус и т.п. В подтверждение пользования по договору аренды – сам договор плюс подтверждение внесения арендной платы.
Для отчетности подойдут любые документы, которые подтверждают, что имущество фактически используется в интересах работодателя, и документы в подтверждение оплаты этих расходов — квитанции, чеки и т.п.

Министерство финансов Российской Федерации

Письмо № 03-04-06/263 от 11.01.2022

Вопрос: Об НДФЛ, страховых взносах и налоге на прибыль при выплате компенсаций дистанционным работникам в связи с использованием оборудования (средств) для выполнения трудовой функции.

Ответ: Департамент налоговой политики рассмотрел обращение ООО от 23.07.2021 по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами сумм компенсации дистанционным работникам за использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также расходов, связанных с использованием этого оборудования и средств, и учета указанных расходов в целях налога на прибыль организаций и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) разъясняет следующее.

Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс).

Статьей 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.

В соответствии со статьей 312.6 Трудового кодекса дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Согласно пункту 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Кодекса.

В соответствии с пунктом 1 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Положениями подпункта 1 пункта 1 статьи 420 и пункта 1 статьи 421 Кодекса предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.

На основании положений десятого абзаца подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, суммы компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в размерах, определяемых коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно пункту 49 статьи 270 Кодекса, в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.

Таким образом, организация вправе учитывать в составе расходов для целей налога на прибыль организаций суммы компенсаций дистанционным сотрудникам, выплачиваемые в соответствии с положениями статьи 312.6 Трудового кодекса.

При этом для целей налога на доходы физических лиц, страховых взносов и налога на прибыль организаций размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности.

Кроме того, организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих приобретение или аренду оборудования (средств) работником, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях (оплату работником электроэнергии, услуг связи, Интернета в периоды выполнения трудовой функции и др.).

Вопрос установления предельного размера компенсации дистанционному работнику без документального подтверждения расходов для целей исчисления налога на прибыль организаций, налога на доходы физических лиц, страховых взносов будет рассмотрен в рамках Основных направлений бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики на 2022 год и на плановый период 2023 и 2024 годов.

Заместитель директора Департамента
Р.А.ЛЫКОВ

Смотреть все новости