30.04.2024
Компенсации дистанционным работникам за 2023, за 2024 год. Ограничения, лимиты, расчет компенсаций, НДФЛ - что нужно знать?Работодатель обязан обеспечить дистанционного сотрудника всем необходимым имуществом, оборудованием и программным обеспечением.
Если работник работает на своей технике, ему полагается компенсация за использование этого оборудования, его износ и сопутствующие расходы.
Компенсация выплачивается работнику в фиксированной величине или в размере фактически понесенных расходов.
Порядок, условия выплаты и размер компенсации прописываются в коллективном или трудовом договоре или доп. соглашении к нему, а также могут быть отражены в отдельном локальном нормативном акте организации.
С 31 августа 2023 года установлен лимит по расходам на выплату компенсации в фиксированной величине (без документального подтверждения) для целей учета в составе затрат по налогу на прибыль.
С 1 января 2024 года от обложения НДФЛ и страховыми взносами освободят компенсацию за использование личного/арендованного имущества в размере не более 35 руб. за рабочий день без документального подтверждения.
Изменения 2024 года
С 1 января 2024 года лимит расходов на выплату компенсации будет установлен и для НДФЛ со страховыми взносами. То есть работодателю не нужно будет облагать компенсационные выплаты без документального подтверждения за использование личного имущества или арендованного имущества НДФЛ и взносами в пределах установленного лимита в 35 руб. за рабочий день
Что касается НДФЛ, то в 2023 году работодатель для освобождения от уплаты налога и страховых взносов с компенсационных выплат должен документально их подтвердить.
За использование в работе личного или арендованного оборудования работнику полагается соответствующая компенсация, но выплатить ее можно только при соблюдении определенных условий. Разберем основные особенности компенсации дистанционным сотрудникам в 2024 году: какие расходы работодатель обязан возместить, как рассчитать сумму компенсации и оформить выплату.
Компенсация дистанционным работникам за использование личного оборудования
Если сотрудник работает удаленно, работодатель обязан обеспечить его всем необходимым: оборудованием, ПО, антивирусной программой и прочими техническими средствами. Если вместо этого стороны договорились о том, что сотрудник использует личное или арендованное оборудование, то работодатель должен:
Выплатить ему компенсацию за использование этого оборудования, ПО, средств защиты.
Компенсировать расходы, связанные с использованием этих средств.
К сопутствующим расходам, которые может компенсировать работодатель, относятся Интернет, мобильная связь, электроэнергия, ремонт оборудования и т.п.
Обратите внимание, что выплата компенсации осуществляется только при соблюдении следующих двух условий:
Оборудование, которое принадлежит работнику или арендовано им, используется с согласия или ведома работодателя.
Оборудование и прочие средства работник использует для трудовой деятельности.
То есть выплатить компенсацию за использование дистанционным работником личного или арендованного оборудования и прочих сопутствующих средств, работодатель обязан, только если это было предварительно согласовано с ним и только при условии, что эти средства используются для выполнения трудовых обязанностей.
Как определить сумму компенсации дистанционному работнику
Порядок, сроки и размер компенсации за использование личного имущества работодатель прописывает в одном из следующих документов:
В специальном локальном нормативном акте организации.
Например, в положении о выплате компенсации за использование личного или арендованного оборудования в служебных целях. В этом документе можно перечислить сотрудников, которые имеют право на получение компенсации, а также определить ее размер и порядок выплаты. Также в положении можно прописать, за какое конкретно оборудование или техническое средство будет выплачена компенсация.
-В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Так как компенсационные выплаты входят в состав зарплаты, условие об их выплате должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Подробно расписывать порядок и основание для выплаты компенсации в этих документах не обязательно, достаточно сделать ссылку на то, что сотрудник имеет право на эту выплату.
-В коллективном договоре.
Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества дистанционного работника
Как уже было сказано выше, порядок расчета компенсации и ее размер определяются в трудовом договоре с работником или прописываются в коллективном соглашении или специальном локальном нормативном акте организации.
Компенсация за использование личного имущества сотрудника может быть выплачена ему:
- В фиксированной величине.
В этом случае работодатель может предусмотреть определенный размер компенсации за каждый рабочий день, в течение которого сотрудник использовал свое имущество. Особенно это актуально для тех сотрудников, которые сочетают комбинированный способ работы: частично на удаленке, частично в офисе работодателя.
Закон не запрещает устанавливать фиксированную компенсацию не за каждый день, а в целом за месяц.
При этом в ЛНА размер и способ расчета компенсации должны быть зафиксированы, так как сумма компенсации должна быть экономически обоснованной. Методику определения размера компенсаций организация вправе устанавливать самостоятельно, но ее все-равно потребуется закрепить в ЛНА.
Кроме этого представители контролирующих органов настаивают, что организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих приобретение или аренду оборудования
- В виде износа амортизации имущества, которая определяется ежемесячно.
Это более сложный вариант расчета компенсации, который предполагает определение износа имущества работника. Порядок расчета выплаты в этом случае применяется такой же, как с начислением амортизации по основным средствам. Для этого нужно определить, к какой амортизационной группе относится имущество, и рассчитать размер компенсации исходя из срока полезного использования.
Как рассчитать компенсацию по расходам на Интернет и электричество
Расчет компенсации по расходам на оплату услуг интернет-провайдера и электроэнергии зависит от того, в каком размере она выплачивается:
- В фиксированном.
Если работодатель установил фиксированный размер компенсации, то для ее расчета потребуется определить количество рабочих дней, когда сотрудник трудился удаленно.
- По фактическим расходам.
При расчете компенсации по фактическим расходам нужно запросить у работника квитанцию на оплату услуг интернет-провайдера и электроэнергии. Затем нужно будет разделить расходы на общее количество дней в месяце и умножить на количество отработанных сотрудником дней.
Компенсации подлежат только фактические расходы, то есть те, которые работник оплатил.
Соответственно, если работник отказался предоставить документы, которые подтверждают оплату услуг интернет-провайдера или электроэнергии, работодатель вправе отказать в их возмещении. Так как доказательств того, что сотрудник трудился из дома, а не из кафе с бесплатным интернетом, у работодателя не будет.
Примеры расчетов и компенсации за использование личного имущества
Пример № 1. Расчет компенсации за использование личного имущества в фиксированном размере
Размер компенсации за использование личного имущества в организации установлен в сумме 55 руб. за каждый рабочий день. Количество рабочих дней в ноябре, согласно производственному календарю — 20 дней. Соответственно, работнику, который отработал полный месяц, нужно выплатить компенсацию в размере 1 100 руб. (55 х 20).
Допустим, работник в ноябре 4 рабочих дня находился на больничном. Соответственно, расчет необходимо произвести исходя из количества фактически отработанных дней. Размер компенсации в этом случае составит 880 руб. ((20-4) х 55).
Пример № 2. Расчет компенсации исходя из износа имущества
Согласно условиям трудового договора, работнику выплачивается компенсация за износ используемого им в работе ноутбука. Стоимость ноутбука составляет 120 000 руб. Это устройство относится ко 2 амортизационной группе со сроком полезного использования 2 года.
Рассчитаем вначале размер амортизации этого имущества за месяц:
120 000 : 24 = 5 000 руб.
Согласно производственному календарю, количество рабочих дней в ноябре 2023 года — 20 дней. В этом месяце сотрудник отработал всего 14 календарных дней, а в остальные дни он находился на больничном.
Размер компенсации за износ ноутбука в ноябре составит:
(5 000 ÷ 30) х 14 = 2 333,3 руб.
Можно немного сэкономить, рассчитывая амортизацию не за рабочие дни, а за рабочие часы, но это порядком усложнит расчет.
Пример № 3. Расчет компенсации за услуги интернет - провайдера
В ноябре 2023 года сотрудник оплатил за интернет 600 руб. Стороны договорились о том, компенсация будет рассчитываться по фактическим затратам.
Согласно производственному календарю в ноябре 20 рабочих дней, из них сотрудник отработал только 18, остальные дни он брал в счет отпуска и не работал.
Работодатель выплатил сотруднику компенсацию за интернет в размере 360 руб.:
(600 ÷ 30) х 18.
НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль
Так как компенсационные выплаты тоже являются доходом работникам, встает вопрос о том, необходимо ли их облагать НДФЛ и страховыми взносами.
Компенсация за использование работником личного имущества при ведении трудовой деятельности не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами, если соблюдается одновременно два условия:
Имущество используется работником с согласия или ведома работодателя.
Затраты экономически обоснованы и документально подтверждены.
При этом законодатель не устанавливает конкретного перечня документов, которыми могут подтверждаться такие расходы. Как правило, к ним относятся:
Документы, которые подтверждают право собственности на используемое имущество и оборудование.
Квитанция на оплату услуг интернет - провайдера и электроэнергии.
Квитанции на ремонт вышедшей из строя техники.
Изменения 2023 года
С 31 августа 2023 года работодатели, которые выплачивают компенсацию дистанционным работникам в фиксированном размере, определяемом коллективным / трудовым договором, доп. соглашением к трудовому договору, локальным нормативным актом, могут учитывать ее в составе расходов по налогу на прибыль без подтверждающих документов. Но не более установленного лимита в 35 руб. за каждый день работы.
Данные изменения не касаются тех работодателей, которые производят выплату компенсации дистанционным работникам исходя из фактических затрат. Они по-прежнему принимают их к учету в полном объеме при наличии подтверждающих документов.
Как оформить компенсацию расхода дистанционному сотруднику
Порядок оформления компенсационной выплаты за использование работником личного имущества ни в трудовом, ни в налоговом кодексе не прописан. Рекомендуем придерживаться следующего порядка:
Разработать и составить приказ с перечнем работников, которым выплачивается компенсация за использование личного имущества.
Внести условие о выплате компенсации в трудовой договор с работником или допсоглашение к нему.
Разработать отдельный локальный нормативный акт о выплате компенсации за использование работником в служебных целях личного имущества.
Получить от работника документы, которые подтверждают фактические расходы на оплату интернета и электроэнергии.
Включить расходы на выплату компенсации в состав затраты по налогу на прибыль.
