Компенсация дистанционщику за рубежом: НДФЛ и подтверждение расходов

Компенсация дистанционщику за рубежом освобождается от НДФЛ не из-за названия выплаты, а только если она укладывается в одну из двух конструкций пункта 1 статьи 217 НК РФ: фиксированная сумма не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно либо сумма фактических документально подтверждённых расходов работника. Всё, что выплачено сверх выбранной конструкции, облагается НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях. Зарубежная специфика проявляется не в самой норме, а в доказательствах: инвойс иностранного оператора, оплата в валюте и обоснованный пересчёт в рубли.

Главное на 26 июля 2026 года:

Какие выплаты являются компенсацией

Правовое основание выплаты — статья 312.6 Трудового кодекса. Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие ему или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. В этом случае работодатель обязан выплатить компенсацию за использование такого имущества и возместить расходы, связанные с его использованием, в порядке, сроки и размерах, определённых коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением (ст. 312.6 ТК РФ).

Эта же норма — правовое основание для более общего вопроса о компенсации дистанционному работнику и для случаев, когда сотрудник ведёт удалённую работу из другой страны: состав возмещаемых позиций и требования к документам в обеих ситуациях совпадают, различается только доказательная база.

Две разные части одной выплаты

В норме заложены два самостоятельных элемента, и их полезно разделять уже на этапе локального акта.

Компенсация за использование имущества — плата за сам факт эксплуатации личной или арендованной техники: ноутбука, монитора, гарнитуры, смартфона, ИБП. Экономически это возмещение износа. Прямых первичных документов по ней у работника обычно нет, кроме подтверждения владения или аренды.

Возмещение расходов, связанных с использованием — оплата интернета, мобильной связи, облачных сервисов, лицензий, электроэнергии, арендных платежей за технику. Здесь у работника есть внешние документы: договор с провайдером, счёт, чек, выписка.

Для НДФЛ обе части описаны в одном абзаце пункта 1 статьи 217 НК РФ и подчиняются общему лимиту: сумма определяется коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или допсоглашением, «но не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно», либо освобождается в размере документально подтверждённых расходов (п. 1 ст. 217 НК РФ). Аналогичная формулировка есть в перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами по единому тарифу (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Что компенсацией не является

Не получится освободить от налога выплату, если она не связана с использованием имущества в интересах работодателя. За рамками нормы остаются:

Подробнее о базовых правилах возмещения без зарубежного элемента и о самом понятии компенсации дистанционному работнику — в материале о компенсации дистанционному работнику.

Компенсация, надбавка к зарплате и командировочные: чем различаются

Три выплаты внешне похожи — деньги «сверх оклада» человеку, который работает из другой страны, — но налоговый режим у них разный. Смешение конструкций создаёт риск доначислений.

Признак Компенсация по ст. 312.6 ТК РФ Надбавка (доплата) к зарплате Командировочные расходы
Основание Ст. 312.6 ТК РФ, локальный акт, допсоглашение Ст. 129, 135 ТК РФ, система оплаты труда Ст. 166–168 ТК РФ; для дистанционщика — ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ
Экономический смысл Возмещение износа и расходов работника Вознаграждение за труд Возмещение затрат на служебное поручение в другой местности
НДФЛ Не облагается в пределах 35 ₽/день либо в сумме подтверждённых расходов Облагается полностью Проезд и жильё — по документам; суточные — не более 700 ₽ в день по РФ и 2500 ₽ за границей
Взносы по гл. 34 НК РФ Не облагается в тех же пределах (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ) Облагается полностью Не облагаются в тех же пределах, что и по НДФЛ
Взносы на травматизм С 1 июля 2026 года — не облагается в тех же пределах Облагается полностью Не облагаются в тех же пределах
Документы Локальный акт, расчёт, при фактическом способе — счета и оплата Трудовой договор, приказ, расчётный листок Приказ, авансовый отчёт, проездные и гостиничные документы
Налог на прибыль Прочие расходы по пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ Расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ) Прочие расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)
Периодичность Ежемесячно или в ином порядке по локальному акту В каждом расчётном периоде Разово, под конкретную поездку

Строка о взносах на травматизм действует с 1 июля 2026 года и применяется вместе с общим освобождением по НДФЛ и по взносам главы 34 НК РФ — подробнее в разделе «Страховые взносы».

Отдельно о командировке: дистанционного работника можно направить для выполнения служебного поручения в другую местность, и тогда применяются правила статей 166–168 ТК РФ (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ). Важно, что «другая местность» здесь — иная, чем место выполнения трудовой функции. Если работник постоянно живёт и работает в Тбилиси, его обычные бытовые траты там — не командировочные, и лимит суточных 2500 рублей за день заграничной командировки к ним неприменим. Оформление ежемесячной компенсации за интернет как «суточных» создаёт риск переквалификации выплаты с доначислением НДФЛ и взносов. О том, как соотносятся зарплата, компенсации и оплата больничного при дистанционной работе за рубежом, — в материале про зарплату и больничный за рубежом.

Норматив и фактические расходы: два способа оформления

Пункт 1 статьи 217 НК РФ даёт работодателю выбор. Позиция контролирующих органов исходит из того, что оба варианта одновременно к одному работнику не применяются: организация либо платит фиксированную сумму в пределах норматива, либо возмещает подтверждённые расходы. Это разъяснительная позиция, а не отдельная норма закона, но она прямо следует из конструкции абзаца и на практике определяет подход проверяющих. Выбранный способ фиксируется в локальном нормативном акте, трудовом договоре или допсоглашении.

Способ 1. Фиксированная сумма в пределах норматива

Локальный акт устанавливает выплату «35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно» или меньшую сумму. Подтверждающие первичные документы от работника при этом не требуются — достаточно табеля учёта рабочего времени, из которого видно количество дней дистанционной работы.

Плюсы: минимум администрирования, никаких иностранных инвойсов и переводов, отсутствие валютного пересчёта. Минус тоже очевиден: 35 рублей в день — это около 700–770 рублей в месяц, что может быть ниже фактических расходов работника на интернет и связь за рубежом.

Критично считать именно дни выполнения трудовой функции дистанционно. Отпуск, больничный, дни командировки в офис компании в норматив не входят: в эти дни трудовая функция дистанционно не выполняется.

Способ 2. Возмещение фактических документально подтверждённых расходов

Локальный акт устанавливает, что работодатель возмещает фактические расходы на перечисленные позиции по представленным документам. Освобождение по НДФЛ и взносам действует в полной сумме подтверждённых расходов — верхнего предела в норме нет.

Здесь появляется вторая обязанность: разделить рабочее и личное использование. Домашний интернет и мобильная связь используются не только для работы, поэтому возмещать 100 % абонентской платы без обоснования рискованно. Рабочая доля определяется методом, закреплённым в локальном акте: по детализации оператора, по доле рабочих дней в месяце, по доле рабочих часов в сутках или фиксированным процентом, утверждённым в акте. Метод должен быть один и применяться последовательно.

Расчёт: два способа на одних исходных данных

Исходные данные. Разработчик работает дистанционно из Сербии по трудовому договору с российской организацией. Расчётный месяц — июнь 2026 года: 21 рабочий день по производственному календарю (12 июня — нерабочий праздничный день). Работник использует собственный ноутбук, арендует у местной компании второй монитор и док-станцию за 60 EUR в месяц, платит за домашний интернет 25 EUR и за мобильную связь 12 EUR. Все платежи прошли 5 июня 2026 года. Условный курс, принятый в примере в качестве официального курса Банка России на эту дату, — 95,00 ₽/EUR; в реальном расчёте курс берётся с сайта регулятора.

Вариант А — норматив. Локальный акт устанавливает 35 рублей за каждый день дистанционной работы.

Вариант Б — фактические расходы. Локальный акт устанавливает возмещение по документам, рабочая доля интернета — 50 %, мобильная связь — по детализации.

Разница в результате — более чем в десять раз при одинаковых исходных данных. Норматив проще в администрировании и не требует иностранных документов; фактический способ полнее покрывает реальные расходы работника, но требует больше документооборота. Выбор зависит от соотношения фактических расходов работника и готовности сторон вести валютный учёт.

Документы иностранного поставщика

Это ключевой блок для зарубежного дистанционщика. Российская форма акта или счёта-фактуры от сербского, армянского или таиландского оператора недостижима, и требовать её бессмысленно. Пункт 1 статьи 217 НК РФ требует, чтобы расходы были фактически произведены и документально подтверждены, но не устанавливает закрытого перечня документов (п. 1 ст. 217 НК РФ). Подойдёт любой комплект, из которого совокупно следуют четыре факта: кто оказал услугу, какую именно, за какой период и сколько фактически заплачено.

Чек-лист иностранного инвойса

Если услуга оформлена не счётом, а публичной офертой с личным кабинетом, распечатка из кабинета с историей начислений заменяет инвойс, при условии что перечисленные реквизиты в ней видны.

Чек-лист подтверждения оплаты

Оплата, прошедшая с карты другого человека (супруга, родственника), выпадает из логики нормы: возмещается расход работника, а не третьего лица. Если такая ситуация возникла, потребуется дополнительное подтверждение, что расход в конечном счёте понёс сам работник.

Перевод на русский язык

Документы бухгалтерского учёта составляются на русском языке; первичный учётный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык (раздел II ФСБУ 27/2021, утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н). Нотариальное заверение перевода стандарт не требует — достаточно перевода, выполненного сотрудником организации или привлечённым переводчиком.

Практическое упрощение: типовые ежемесячные инвойсы одного и того же оператора имеют постоянные реквизиты и меняющиеся показатели. Перевод постоянной части достаточно оформить один раз и приложить к досье поставщика, а по каждому периоду переводить только переменные данные — период, сумму, номер. Порядок стоит закрепить в локальном акте, чтобы у проверяющих не возникло вопроса о полноте перевода.

Чек-лист документов на стороне работодателя

Пересчёт валюты в рубли

Компенсация почти всегда выплачивается в рублях, а расход понесён в валюте. Значит, для определения суммы, в пределах которой действует освобождение, нужно перевести в рубли не выплату, а сам расход.

Какой курс применять

Прямой нормы, которая устанавливала бы обязательный курс пересчёта именно для расходов дистанционного работника, возмещаемых по пункту 1 статьи 217 НК РФ, глава 23 НК РФ не содержит. Пункт 5 статьи 210 НК РФ регулирует пересчёт в рубли доходов и расходов, принимаемых к вычету по статьям 214.1, 214.3, 214.4, 214.5, 214.11 и 218–221 НК РФ (п. 5 ст. 210 НК РФ), и к возмещению по статье 217 НК РФ формально не относится — ссылаться на эту норму как на прямое основание пересчёта некорректно.

Поскольку размер и порядок компенсации по статье 312.6 ТК РФ работодатель определяет самостоятельно — коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или допсоглашением, — способ пересчёта валютного расхода в рубли также закрепляется этим документом. Разумный и проверяемый вариант, на который можно ориентироваться при отсутствии прямой налоговой нормы, — использовать официальный курс Банка России, действующий на дату фактического осуществления расхода (дату оплаты счёта поставщика), и прямо указать это правило в локальном акте. Такой подход методологически последователен, но это решение работодателя, а не требование закона: организация вправе закрепить иной прозрачный и последовательно применяемый метод (например, курс на дату получения заявления работника к возмещению), если он явно определён в акте и применяется без исключений.

Официальные курсы устанавливает Банк России в порядке, определённом Указанием Банка России от 02.12.2024 № 6956-У; курсы устанавливаются в рабочие дни и публикуются на сайте регулятора. Если платёж прошёл в выходной или праздничный день, локальный акт может предусматривать применение последнего установленного на эту дату официального курса. В справке-расчёте в любом случае указывайте дату курса и его значение — это снижает риск вопросов при проверке.

Три типичные схемы оплаты

Оплата рублёвой картой российского банка. Конвертацию провёл банк, и в выписке видна конечная сумма списания в рублях. Это вариант с наименьшим объёмом спорных вопросов о правильности пересчёта: фактический расход работника уже выражен в рублях, дополнительный пересчёт не нужен. В локальном акте стоит прямо указать, что при рублёвом списании расходом признаётся сумма по выписке.

Оплата со счёта в иностранном банке в валюте. Расход выражен в валюте, применяется пересчёт по правилу, закреплённому в локальном акте (обычно — курс Банка России на дату списания). Комиссии иностранного банка за перевод — самостоятельный расход работника; включать их в возмещаемую сумму допустимо, только если это прямо предусмотрено локальным актом и подтверждено выпиской.

Оплата картой в валюте, отличной от валюты счёта. Возникает двойная конвертация: платёжная система пересчитывает сумму в валюту счёта по собственному курсу. Расходом признаётся сумма, фактически списанная со счёта работника, а перевод в рубли делается по правилу локального акта на дату списания. Курс платёжной системы к этому расчёту отношения не имеет и отдельно не применяется.

Расчёт с валютным пересчётом

Продолжим пример. Работник в июле 2026 года оплатил интернет 25 EUR 3 июля и мобильную связь 12 EUR 20 июля, аренду оборудования 60 EUR — 1 июля. Локальный акт компании устанавливает пересчёт по официальному курсу Банка России на дату оплаты. Условные курсы: 1 июля — 94,10 ₽/EUR, 3 июля — 94,60 ₽/EUR, 20 июля — 96,20 ₽/EUR.

Здесь применены три разных курса — по числу дат оплаты, в точном соответствии с методом, закреплённым в локальном акте. Использование другого курса (например, курса на дату выплаты компенсации) без изменения самого локального акта приводит к тому, что расчёт перестаёт соответствовать утверждённому методу, а часть суммы может оказаться исчислена непоследовательно — это затрудняет обоснование права на освобождение при проверке.

Когда выплата становится облагаемым доходом

Освобождение по пункту 1 статьи 217 НК РФ адресное. Оно перестаёт работать в следующих ситуациях.

  1. Превышение норматива без документов. Платите 3000 ₽ при 21 рабочем дне — освобождается 735 ₽, остальное облагается.
  2. Существенная недостаточность документов при фактическом способе. Пункт 1 статьи 217 НК РФ требует, чтобы расходы были фактически произведены и документально подтверждены, но не устанавливает закрытого перечня документов: факт расхода может подтверждаться совокупностью договора с поставщиком, лицевого счёта, инвойса, банковской выписки и внутренних документов работодателя. Отдельный устранимый дефект — например, отсутствие перевода конкретного инвойса или неполные реквизиты плательщика — это риск, требующий точечного исправления (запросить перевод, уточнить платёж), а не основание для автоматического обложения всей выплаты. Полностью облагаемой выплата становится, когда совокупность документов вообще не подтверждает факт и размер расхода: нет ни одного документа об оплате, платёж не сопоставим ни с одним инвойсом, оплата относится не к работнику.
  3. Возмещение расходов, не связанных с трудовой функцией. Подписка на стриминговый сервис, семейный тариф связи целиком, оплата интернета в квартире родителей.
  4. Отсутствие правового основания. В локальном акте, договоре или допсоглашении компенсация не предусмотрена. Норма прямо требует, чтобы размер был определён одним из этих документов.
  5. Передача имущества в собственность работника без оснований для компенсации. Компенсация по статье 312.6 ТК РФ предполагает использование работником своего или арендованного имущества, а не получение имущества от работодателя. Если работодатель по договору или акту передал ноутбук в собственность работника, освобождение как компенсация не применяется независимо от того, поставлена ли техника на баланс организации, — правовая природа операции определяется договором и первичными документами, а не бухгалтерской записью. Дальше возможны разные варианты: доход в натуральной форме в рамках трудовых отношений, облагаемый по рыночной стоимости имущества (ст. 211 НК РФ); передача по договору дарения с отдельным налоговым режимом; либо имущество остаётся в собственности работодателя и передано только во временное пользование по акту — тогда облагаемого дохода от передачи не возникает вовсе, а возмещаться могут лишь сопутствующие расходы.

Дерево решений: есть ли компенсация в локальном акте или договоре? Нет → облагается вся сумма. Да → какой способ выбран? Норматив → облагается сумма сверх 35 ₽ × дни. Фактические расходы → подтверждает ли совокупность документов (инвойс, платёж, при необходимости перевод) факт и размер расхода? Нет → облагается вся сумма. Частично, с устранимым дефектом одного документа → устранить дефект, не переквалифицируя выплату автоматически. Подтверждает → услуга смешанного назначения (личное и рабочее использование)? Да → выделена ли рабочая доля? Нет → облагается часть, приходящаяся на личное использование. Да → освобождается полностью.

Ставка и момент удержания

Вознаграждение и иные выплаты дистанционному работнику, выполняющему трудовую функцию по договору с российской организацией, относятся к доходам от источников в Российской Федерации (пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ, действует с 1 января 2024 года). Исключение — договор, заключённый для выполнения трудовой функции в обособленном подразделении российской организации, зарегистрированном за пределами России: доход по такому договору к доходам от источников в РФ по этой норме не относится, и вопрос об НДФЛ и применимой ставке решается по общим правилам определения источника дохода и налогового резидентства, а не по специальной норме подпункта 6.2 (письмо Минфина России от 13.11.2025 № 03-04-05/110049). Облагаемая часть компенсации следует тому же режиму, что и основная выплата по договору.

Для «обычного» договора с российской организацией (без зарубежного подразделения) к таким доходам применяется пятиступенчатая шкала: 13 % при налоговой базе до 2,4 млн ₽, 15 % — от 2,4 до 5 млн ₽, 18 % — от 5 до 20 млн ₽, 20 % — от 20 до 50 млн ₽, 22 % — свыше 50 млн ₽ (п. 1 ст. 224 НК РФ). Для работника, утратившего статус налогового резидента, применяется та же шкала в силу пункта 3.1 статьи 224 НК РФ. Отдельное исключение — физическое лицо, имевшее в течение налогового периода хотя бы один день статус иностранного агента: его облагаемые доходы, включая сверхнормативную или неподтверждённую часть компенсации, облагаются по ставке 30 % без применения прогрессивной шкалы (п. 3, 3.1 и 6 ст. 224 НК РФ). Освобождённая часть компенсации (в пределах норматива или подтверждённых расходов) в облагаемую базу не попадает независимо от статуса работника. Ставка 30 % для «обычных» нерезидентов к этим доходам не применяется — это часто путают с общим правилом для доходов нерезидентов от источников в РФ. Не следует путать эту шкалу и с отдельной шкалой 13/15 %, установленной для районных коэффициентов и северных надбавок, — к зарубежному дистанционщику она отношения не имеет. Разбор порядка налогообложения НДФЛ нерезидента, работающего дистанционно, — в материале об НДФЛ дистанционного работника-нерезидента; как считать 183 дня и что меняется при смене статуса, а также о том, какие ставки НДФЛ применяются для удалённого работника, — в материале про ставки НДФЛ для удалённого работника.

Дата фактического получения дохода — день выплаты компенсации, налог удерживается при выплате и перечисляется в составе единого налогового платежа в общие сроки: по выплатам с 1-го по 22-е число — до 28-го числа этого месяца, по выплатам с 23-го числа по последнее число — до 5-го числа следующего месяца (информация ФНС России об изменениях по НДФЛ).

Страховые взносы

По взносам, уплачиваемым по правилам главы 34 НК РФ (пенсионное, медицинское и социальное страхование по единому тарифу), логика зеркальна НДФЛ: не облагается сумма в пределах 35 ₽ за день либо сумма документально подтверждённых расходов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

С 1 июля 2026 года аналогичное освобождение — в пределах 35 рублей за день дистанционной работы либо в сумме документально подтверждённых расходов — действует и для взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (взносов «на травматизм») по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ в редакции Федерального закона от 20.02.2026 № 29-ФЗ (см. также консолидированную редакцию изменения). До этой даты прямой нормы, аналогичной подпункту 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ, для взносов на травматизм не было, поэтому по выплатам до 1 июля 2026 года базу по травматизму нужно проверять отдельно, не полагаясь на автоматическое совпадение с освобождением по единому тарифу.

Гражданин России, работающий по трудовому договору с российской организацией, остаётся застрахованным лицом независимо от страны фактического нахождения, поэтому облагаемая часть компенсации (сверх норматива или неподтверждённая) попадает в базу по единому тарифу всегда, а в базу по травматизму — с учётом нового освобождения после 1 июля 2026 года и без такого освобождения до этой даты. Освобождение по НДФЛ, по взносам главы 34 НК РФ и по взносам на травматизм — три самостоятельные проверки по одним и тем же исходным данным; расхождение между ними в учёте свидетельствует об ошибке.

Валютные правила и способ выплаты

Один из вариантов, который снижает объём валютных процедур для самой выплаты компенсации, — перечислять её в рублях на счёт работника в российском банке: это расчёт между резидентами в валюте Российской Федерации.

Оплата работником счетов иностранного оператора — валютная операция между резидентом и нерезидентом. По общему правилу статьи 6 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ такие операции осуществляются без ограничений (ст. 6 Закона № 173-ФЗ); специальные экономические меры, установленные отдельными нормативными актами, могут вводить ограничения по отдельным странам, валютам или видам операций, и это нужно проверять на дату конкретного платежа, а не считать заведомо исключённым.

Обязанность уведомлять налоговый орган об открытии зарубежного счёта и представлять отчёты о движении средств не применяется к физическим лицам — резидентам, срок пребывания которых за пределами территории России в течение календарного года в совокупности составил более 183 дней (ч. 8 ст. 12 Закона № 173-ФЗ). Если в каком-то году работник провёл за рубежом 183 дня или меньше, обязанности возвращаются: уведомление об открытии счёта и отчёт о движении средств за этот год подаются в общем порядке, срок для отчёта — до 1 июня года, следующего за отчётным. Отдельное исключение сохраняется для отчёта о движении средств по счетам в банках государств — членов ЕАЭС либо государств, автоматически обменивающихся с Россией финансовой информацией: отчёт можно не представлять, если сумма зачисленных за год средств (либо остаток при отсутствии операций) не превышает 600 000 рублей (ч. 7 ст. 12 Закона № 173-ФЗ). Работодателя это напрямую не касается, но при выстраивании схемы «работник платит сам — компания возмещает» об этом стоит предупредить сотрудника.

Отдельно о трудоправовом фоне: в письме Минтруда России от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755 ведомство высказало позицию, что Трудовой кодекс не предусматривает заключение трудового договора о дистанционной работе с лицом, осуществляющим деятельность за пределами России, и предложило использовать гражданско-правовые договоры. Это позиция ведомства, а не норма закона и не запрет: прямого ограничения в ТК РФ нет, а налоговые нормы 2024 года прямо описывают ситуацию дистанционной работы по трудовому договору с российским работодателем. Риск здесь трудовой, а не налоговый, и оценивать его нужно отдельно от вопроса о компенсации. Как строится налогообложение выплат, когда российский работодатель платит сотруднику за рубежом, разобрано в материале о том, российский работодатель и сотрудник за границей.

Учёт компенсации у работодателя

Для налога на прибыль расходы на возмещение затрат дистанционного работника, связанных с использованием собственного или арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, учитываются в прочих расходах в сумме, определённой локальным актом или договором, но не более 35 рублей за каждый день дистанционной работы, либо в сумме документально подтверждённых расходов (пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Формулировка совпадает с той, что действует для НДФЛ, поэтому выбранный способ автоматически определяет и предел признания расхода.

Практическое следствие: если компания платит 3000 ₽ в месяц без документов, в расходы попадёт только 735 ₽ из примера выше. Сверхнормативная часть не уменьшит базу по прибыли, но при этом увеличит базу по НДФЛ и взносам — неблагоприятное сочетание последствий: рост облагаемой базы без увеличения признаваемого расхода. Начисленные на неё страховые взносы при этом в расходах учитываются.

С 1 января 2026 года организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» вправе учитывать в составе расходов иные затраты, определяемые в порядке, установленном главой 25 НК РФ, если они экономически обоснованы и документально подтверждены (разъяснение ФНС России о расширении перечня расходов по УСН с 2026 года). Перечень расходов при УСН перестал быть закрытым в узком смысле: компенсация дистанционному работнику учитывается на тех же условиях, что и для налога на прибыль, — в пределах 35 рублей за день либо в сумме подтверждённых расходов, — но признаётся кассовым методом, то есть на дату фактической выплаты работнику, а не на дату начисления. Первичные документы — заявление работника, инвойсы, платёжные документы, перевод и справка-расчёт — формируют единый комплект и для НДФЛ, и для расходов, независимо от применяемого налогового режима.

Алгоритм оформления

  1. Зафиксировать дистанционный характер работы в трудовом договоре или допсоглашении.
  2. Составить перечень имущества и сервисов, используемых в интересах работодателя, с разделением на собственные и арендованные.
  3. Выбрать способ возмещения — норматив или фактические расходы — и закрепить его в локальном нормативном акте с учётом мнения профсоюзного органа, если он создан.
  4. Для фактического способа установить в акте метод определения рабочей доли по интернету и связи и правило пересчёта валюты (в частности, курс ЦБ на дату оплаты).
  5. Установить срок представления работником документов и срок выплаты компенсации.
  6. Ежемесячно собирать комплект: инвойсы, платёжные документы, построчный перевод.
  7. Оформлять бухгалтерскую справку-расчёт: сумма в валюте, дата платежа, применённый курс, сумма в рублях, рабочая доля, итог.
  8. Сравнивать выплаченную сумму с необлагаемым пределом и при превышении удерживать НДФЛ и начислять взносы по главе 34 НК РФ, а с 1 июля 2026 года — учитывать освобождение и по взносам на травматизм.

Пограничные ситуации

Работник сменил страну в середине месяца

Норматив 35 рублей привязан к дням выполнения трудовой функции дистанционно, а не к стране, поэтому при нормативном способе ничего не меняется. При фактическом способе может возникнуть задвоение: оплачен интернет и в прежней стране, и в новой. Возмещать обе суммы допустимо, только если обе относятся к периодам фактической работы; расходы за период после отъезда по прежнему адресу к трудовой функции уже не относятся.

Оборудование куплено работодателем и оставлено у работника

Если техника числится на балансе организации и передана работнику по акту во временное пользование, компенсация за использование не начисляется — работник использует не своё имущество, но и облагаемого дохода от самой передачи не возникает; возмещать в этом случае можно только сопутствующие расходы, например интернет. Если же по договору или акту техника переходит в собственность работника, освобождение по статье 217 НК РФ как компенсация не применяется вовсе, а квалификация выплаты (доход в натуральной форме, подарок или иная операция) определяется содержанием договора и первичных документов, а не тем, как имущество было учтено на балансе организации.

Коворкинг и аренда рабочего места

Аренда рабочего места в коворкинге — это не «оборудование, программно-технические средства и иные средства». Прямо под формулировку статьи 312.6 ТК РФ такой расход не подпадает, и освобождение по норме о компенсации к нему применять рискованно. Если компании нужен коворкинг, безопаснее заключить договор аренды от имени организации, а не возмещать платёж работнику.

Работник — иностранный гражданин, работающий из своей страны

По НДФЛ действует то же правило источника дохода, с тем же исключением для договора с зарубежным обособленным подразделением. По страховым взносам режим иной: выплаты в пользу иностранных граждан, работающих за пределами территории России, имеют самостоятельное регулирование, и вывод по взносам нужно делать отдельно, не по аналогии с россиянами.

Компенсация за период отпуска

В отпуске трудовая функция дистанционно не выполняется, поэтому при нормативном способе дни отпуска в расчёт 35 рублей за день не включаются — это прямо следует из формулировки нормы. При фактическом способе НК РФ не устанавливает обязательной пропорции: освобождается сумма документально подтверждённых расходов, фактически связанных с использованием имущества в трудовых целях. Для периодического платежа, который выставлен за месяц целиком и часть которого пришлась на отпуск, работодатель вправе закрепить в локальном акте консервативный метод распределения — например, пропорционально рабочим дням месяца, — но это решение организации, а не безусловное требование закона. Главное условие в любом случае одно: сумма, которую компания относит на компенсацию, должна быть обоснована связью с выполнением трудовой функции, а не механическим делением на календарные дни. Похожие вопросы по составу возмещаемых затрат разобраны в материале о том, облагается ли НДФЛ и взносами компенсация за интернет и личный компьютер.

Самопроверка: ошибки и контрольные точки

Частые ошибки, которые приводят к доначислениям:

Контрольные точки перед выплатой: способ возмещения закреплён в локальном акте и совпадает с фактическим; количество дней дистанционной работы подтверждено табелем; по каждому расходу есть комплект документов, в совокупности подтверждающий факт и размер расхода; метод пересчёта валюты закреплён в локальном акте и применён последовательно; рабочая доля рассчитана утверждённым методом; итоговая сумма сопоставлена с необлагаемым пределом; при превышении удержан НДФЛ по прогрессивной шкале (либо по ставке 30 %, если работник имеет статус иностранного агента) и начислены взносы по главе 34 НК РФ, а с 1 июля 2026 года — учтено освобождение по взносам на травматизм; сумма расхода для налога на прибыль (или для УСН по разъяснению ФНС о расходах с 2026 года) не превышает того же предела.

Налоговые последствия дистанционной работы за границей не исчерпываются компенсацией — см. также разбор порядка налогообложения выплат сотруднику, работающему за границей (удалённая работа из другой страны), и материал о компенсации за личный ноутбук.

Источники

  1. Трудовой кодекс РФ, статья 312.6 «Особенности организации труда дистанционных работников»
  2. Налоговый кодекс РФ, пункт 1 статьи 217 «Доходы, не подлежащие налогообложению»
  3. Налоговый кодекс РФ, подпункт 6.2 пункта 1 статьи 208 «Доходы от источников в Российской Федерации»
  4. Налоговый кодекс РФ, статья 224 «Налоговые ставки» (включая пункты 3, 3.1 и 6)
  5. Налоговый кодекс РФ, пункт 5 статьи 210 «Налоговая база» (сфера применения не охватывает возмещение по ст. 217 НК РФ)
  6. Налоговый кодекс РФ, подпункт 2 пункта 1 статьи 422 «Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами»
  7. Налоговый кодекс РФ, подпункт 11.1 пункта 1 статьи 264 «Прочие расходы, связанные с производством и реализацией»
  8. ФНС России: разъяснение о расширении перечня расходов по УСН с 1 января 2026 года
  9. ФНС России: изменения по НДФЛ, действующие с 1 января 2024 года
  10. Банк России: официальные курсы иностранных валют по отношению к рублю
  11. Указание Банка России от 02.12.2024 № 6956-У о порядке установления и опубликования официальных курсов иностранных валют
  12. ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», раздел II (утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н)
  13. Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», статья 12
  14. Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», статья 6
  15. Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ — официальное опубликование
  16. Изменение по взносам на травматизм с 1 июля 2026 года (консолидированная редакция)
  17. Письмо Минфина России от 13.11.2025 № 03-04-05/110049 (о доходах по договору с зарубежным подразделением)
  18. ФНС России: налоги 2026 — НДФЛ для лиц со статусом иностранного агента
  19. Письмо Минтруда России от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755

Смотреть все публикации